A Microsoft lançou hoje o novo Office: ele está mais bonito, um pouco mais prático, pronto para touchscreens e disponível até mesmo via assinatura. Nós gostamos dele em sua versão Preview, e pouco mudou desde então – exceto por alguns bugs eliminados. Mas vale a pena atualizar de versões anteriores? Ou melhor: vale a pena usar o Office, mesmo que haja alternativas de graça como o Google Docs ou o próprio Office Web Apps?

As novidades

Comparada ao Office 2010, a nova versão da suíte de produtividade traz poucas novidades. A Microsoft lista as principais:

- o Cartão de Pessoas [no Outlook], que agrega em um único lugar todas as informações de seus contatos, incluindo atualizações nas mídias sociais;

- o Modo Leitura [no Word], que otimiza seus documentos para leitura em tablets;

- Última Visualização [no Word], que permite abrir documentos exatamente na mesma página e local de quando ele foi visualizado pela última vez;

- o PDF Reflow [no Word], que permite usar informação de PDFs em documentos do Office;

- o Modo Apresentador, que oferece um centro de comando de apresentações no PowerPoint;

- e o Preenchimento Relâmpago, que elimina tempo perdido com entrada de dados, completando os campos automaticamente no Excel.

Há também a maior integração com a nuvem, por exemplo: agora a opção padrão para salvar seus documentos é no SkyDrive; e as configurações do Office são sincronizadas quando você faz login.

A interface também se inspirou no Metro e ficou mais plana e mais elegante. Foi difícil para mim ter que voltar à versão 2010 nos últimos dias – ela parece simplesmente… feia comparada à atual.

Mas nenhuma dessas novidades é indispensável. Isso é compreensível, até: o Office é um software maduro, que recebe funções desde a década de 90, e não há muito mais funções que ela possa adquirir. Na verdade, a concorrência vem adotando várias dessas funções, como o Google Docs. Então por que usar o Office, mesmo?

Google Docs ou Office?

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Para criar e editar arquivos simples, como documentos de texto ou planilhas, eu uso o Google Docs há tempos. E você pode usar recursos como equações em textos, formatação condicional em planilhas, e até tabela dinâmica. Não há recursos muito avançados (como macros VBA), mas já é bastante coisa.

Além disso, compartilhar documentos é muito mais fácil que numa suíte tradicional – mesmo que o Office 2013 traga integração ao SkyDrive, por exemplo. O mesmo vale para colaboração e comentários nos documentos: o Office 2013 tem, mas no Docs já funciona tão bem.

Onde o Google Docs ainda fica muito atrás é em compatibilidade: se você precisa editar documentos já feitos no Word, por exemplo, você pode perder toda a formatação no Docs. E é mais difícil criar no Docs um documento que pareça realmente profissional: a oferta de gráficos e de fontes nas planilhas, por exemplo, ainda é muito fraca.

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Para isso, há uma terceira opção: os Office Web Apps, opção online e gratuita da própria Microsoft. Abrir documentos nele mantém toda a formatação original, e você pode fazer edições simples sem medo de estragar o trabalho feito antes. (Em alguns casos ele não consegue abrir o documento, mas são exceções.)

E ele oferece algumas funções bem superiores ao Docs. A criação de gráficos no Excel, por exemplo, é muito boa; e os temas padrão no PowerPoint também parecem mais profissionais que no Docs. No entanto, ainda faltam algumas funções básicas: quer colocar notas de rodapé num texto, por exemplo? No Office Web Apps não dá. Formatação condicional numa planilha? Nada feito.

Se você precisar de uma função que não esteja disponível nesses serviços, você ainda tem opções gratuitas como o LibreOffice ou o Lotus Symphony. Mas se compatibilidade for realmente importante – e vamos assumir isto daqui em diante – o jeito é recorrer ao Office. Mas quem disse que você não pode ter o Docs e o Office ao mesmo tempo – e pagando pouco?

Assinatura

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Desta vez, a Microsoft trouxe uma novidade na forma como vende sua suíte de produtividade: agora você pode assinar o Office.

O Office 365 Home Premium oferece todos os programas da suíte – incluindo até Access e Publisher se você quiser – e você pode instalá-los em até 5 PCs ou Macs. Tem mais: você recebe 20 GB de espaço adicional no SkyDrive, mais 60 minutos de chamadas para telefones via Skype.

E quanto custa? São R$ 179 por ano ou R$ 18 por mês. OK, se você usa constantemente o Office, ou se você o usa em apenas um computador, a assinatura pode não valer a pena.

Vamos fazer as contas: uma nova versão do Office chega a cada três anos, mais ou menos. Se você assinar o Office 365 por três anos, você gasta R$ 537. Este é o preço das licenças tradicionais:

  • Office Home & Student 2013: R$ 239 (inclui Word, Excel, PowerPoint e OneNote)
  • Office Home & Business 2013: R$ 589 (pacote acima mais Outlook)
  • Office Professional 2013: R$ 1.079 (pacote acima mais Publisher e Access)

A assinatura oferece todos os programas do pacote Professional, mas se você só usa Word, Excel, PowerPoint e OneNote, não vale a pena.

Tudo muda de figura se você quiser, por exemplo, três licenças do Office. Como não existe mais o Family Pack, que oferecia três licenças em um só DVD, o preço do Office para três computadores começa em R$ 717. A assinatura de três anos continua em R$ 537, pago em várias “parcelas” anuais.

Mas e se você não usa o Office constantemente? Por exemplo, se você só precisa do Word, Excel ou PowerPoint para algum projeto específico, e depois não o quer mais? Então você pode assinar o Office por um mês, e depois cancelar a assinatura. Isso pode ser muito útil para certos profissionais liberais, ou para quem estuda em escola. (Se você estuda ou trabalha em faculdade, há também a assinatura do Office 365 University: R$ 179, válida por quatro anos.)

Ou seja, você pode usar o Docs sempre que precisar, mas quando o Office for indispensável, basta assiná-lo por um mês. Você pode ter ambos.

E quando a assinatura acabar?

O novo Office pode fazer sentido para algumas pessoas, especialmente em planos de assinatura. Mas o que acontece quando a assinatura do Office 365 Home Premium acabar? A Microsoft explicou os detalhes ao ZDNet.

Dias antes da sua assinatura acabar, a Microsoft enviará um e-mail para lembrar você, e o Office também exibirá uma mensagem de aviso. Depois que acabar, o Office continua instalado e operacional no seu computador, mas em um “modo de funcionalidade reduzida e somente leitura”. Ou seja, você pode abrir e imprimir arquivos, mas nada de editá-los no programa. Reativando a assinatura, o Office traz de volta todas as funcionalidades.

Claro, você pode editar seus arquivos em outros programas. E se seus arquivos estiverem no SkyDrive, eles continuam disponíveis lá mesmo depois que a assinatura acabar.

Vale comprar? Vale assinar?

Office 365 - lançamento

Se o que você faz – seja no trabalho ou estudo – não requer a batelada de funções que o Office oferece, você provavelmente já se contenta com opções mais simples, como o Google Docs ou o LibreOffice.

Mas quando eles não forem o bastante, você pode pegar o Office pagando só R$18 por um mês. E ele oferece qualquer programa do pacote que você quiser, instala rápido em até 5 computadores, e ainda tem uma interface muito mais agradável que qualquer versão anterior do Office.

No entanto, se você usa o Office (quase) todo dia, o preço parece bastante salgado para uma atualização que traz poucas novidades. Nenhum dos componentes do Office recebeu uma reinvenção radical pela qual valha pagar mais de R$ 200 – provavelmente é melhor continuar com sua versão antiga.

E se você precisa usar o Office mas ainda não o possui (ou usa uma versão pirata), aproveite enquanto a versão 2010 está disponível nas lojas por até R$ 150, e depois atualize de graça para a versão 2013 se quiser.

Foto por Celso Matsuoka