Para você, lidar com e-mails é um tédio ou até um desespero? Talvez você não esteja aplicando seus poderes de geek nesse ponto específico da sua vida. Afinal, como um bom geek, você sabe pelo menos 4 coisas:

  • Identificar rapidamente para que serve uma determinada ferramenta — o CD player não é “apoio de caneca de café”.
  • Aprender padrões — sabe que não precisa clicar duas vezes para abrir um link.
  • Automatizar ou simplificar tarefas — em vez de passar o mouse lentamente por toda a tela e clicar num botão para atualizar uma página na web, usa apenas a tecla F5.
  • Tecnologia pode ser algo divertido e não um obstáculo.

Então por que você continua checando e-mails como sua avó o faria?

E-mail não é banco de dados

Outlook não é Excel. Nem banco de dados. Óbvio? Nem tanto. Um dos motivos pelos quais temos tantos problemas em lidar com excesso de e-mails não respondidos, é que confundimos caixa postal com banco de dados.

Programas de e-mail servem para gerenciar comunicação. E não tarefas ou arquivos. É claro que e-mails trazem informações que influenciam tarefas. É claro que podem guardar dados. Mas, primordialmente, e-mails são instrumentos de feedback. Ou seja: é pressuposto que você os responda.

Assim, só há 3 coisas que se pode fazer ao receber uma mensagem: 1) responder, 2) deletar, 3) processar (organizar). Tarefas vão para o gerenciador de tarefas. Contatos, para o programa de contatos. E por aí vai. Inbox não é depósito. Entrou, saiu. Se algo ficar ali parado por muito tempo, vira epidemia, dengue digital.

Aprender padrões

A coisa mais importante que você pode fazer ao abrir um e-mail é aprender a captar padrões de comportamento. Por exemplo: aquela mensagem costuma se repetir? Você sempre a responde mais ou menos do mesmo jeito? Então ela tem um padrão. E, portanto, pode ser automatizada.

Não torça o nariz. Até o Gmail sabe que “enlarge your penis” geralmente significa spam. Assim, considere analisar padrões como sua prioridade. Depois, essa atividade vira hábito e diversão. Logo você vai agir como Sherlock Holmes, Dr. House ou o sujeito do Mentalist: eles conhecem tantos padrões que parecem ser gênios da dedução.

Assim que for um ninja dos padrões, você conseguirá aplicar processos de automação: regras, labels, criar documentos de texto para responder a questões repetitivas etc. E ainda pode usar aplicativos de expansão de texto como o TextExpander (Mac), Texter (Windows), serviços como IFTTTYahoo Pipes e programas como o Hazel (Mac).

Evite esticar a conversa

Já que você está se viciando em detectar padrões, descubra quais tipos de e-mail geram conversa desnecessária.

Por exemplo: imagine que você esteja tentando agendar uma reunião. Você sugere vagamente “segunda-feira” e envia a mensagem. O interlocutor, então, terá que escrever e perguntar: “a que horas?” Mais um e-mail. Crash. Fail. Tiger uppercut.

Claro, o mais simples seria não usar e-mails para esse tipo de tarefa, e sim calendários. Mas, se for a única opção disponível, pelo menos envie 3 sugestões de datas completas, com local, hora e até as justificativas necessárias.

A seguir, por meio de regras e processos de automação, você pode fazer com que o agendamento caia no calendário, crie notificações, peça uma pizza etc. A maior parte dos clientes de e-mail já possui esse tipo de funcionalidade, escondidas no meio de inúmeros menus.

Eu sei que você sabe de tudo disso. Mas há grandes chances de que a preguiça chegue antes e que você cheque e-mails sem pensar no que está fazendo. E aí o trabalho é dobrado.

Gamefique sua Inbox

Geeks adoram criar logs, medir desempenho. Não é por outro motivo que tanta gente usa aplicativos como FitBit para quantificar seus passos. É uma espécie de diversão.

Assim, também é possível gamificar a tarefa de responder e-mails. E isso vai depender da sua criatividade.

Você pode começar a medir quantos e-mails responde por dia, em quanto tempo, quantas tarefas repetitivas conseguiu eliminar por semana e até criar critérios de “níveis de satisfação” do interlocutor.

Enfim. Você é do tipo que termina um game e quer voltar a jogar para atingir 100% de proficiência? Então gamificar sua caixa postal vai ser mole.

Mas seja lá o que você fizer, não se esqueça: orgulho geek, irmão. Faça o que você já sabe fazer. Não separe a caixa postal do resto da sua vida.