Flow: o melhor gerenciador de tarefas que eu já usei

Eu sempre tive uma tendência natural a ser desorganizado. Por isso, já tentei diversos métodos e ferramentas de gerenciamento de tarefas, gratuitas e pagas, 100% das quais foram abandonadas depois de pouco tempo. Nada “clicava” comigo, com o meu método de fazer as coisas, com as minhas necessidades. Até que eu encontrei o Flow.

Já venho usando o Flow há duas semanas, e ele tem causado um impacto inegavelmente positivo na minha rotina, não apenas de trabalho como também pessoal. Segundo a bíblia do assunto, o livro Getting Things Done, de David Allen (que no Brasil recebeu como título o extremamente brega “A Arte de Fazer Acontecer”), o maior benefício de manter uma lista de tarefas, e se comprometer a atualizá-la, é mental: você coloca aquilo no papel, ou em um sistema como o Flow, para poder tirar da cabeça e se concentrar naquela uma coisa que você precisa estar fazendo agora.

Só que isso só funciona se você tiver confiança no sistema que usou. Se você souber que ele vai mesmo te lembrar das coisas que você tirou da cabeça e colocou lá.

Eu já experimentei diversos sistemas. Desde o simples bloquinho de papel (que funciona para muita gente, mas é limitado e bagunçado demais para mim) até sistemas populares como o Remember The Milk, o Things, o Wunderlist, e apps como 2Do, Epic Win e Do It (Tomorrow). Todos eles caíam em um dos lados da balança entre simplicidade e fartura de recursos. Os que pendiam mais para o primeiro lado eram limitadores (eu tinha que me adequar ao sistema, não ele a mim), e os que pendiam para o segundo lado me distraíam mais do que ajudavam.

O equilíbrio perfeito eu só encontrei no Flow.

Flow e o equilíbrio perfeito (para mim)

Como você pode ver nas imagens, o Flow basicamente só tem uma tela. Isso o torna simples, na prática. Mas o foco nas listas e nas tarefas, e a habilidade em não jogar na sua cara os recursos que você preferir não usar (como as tags, no meu caso), expandem contextualmente a sua funcionalidade. A palavra-chave aqui é o contexto: as opções e recursos se revelam para você apenas quando você as chama ou elas fazem sentido contextualmente.

Mas que recursos são esses?

Eu diria que o Flow tem quatro grandes destaques em termos de funcionalidade:

* Tarefas detalhadas: Quando você cria ou visualiza uma tarefa, você tem a opção de simplesmente dar um nome a ela e pronto. Mas, se quiser, pode usar diversos campos de contextualização. Alguns desses campos são básicos e esperados, como a atribuição da tarefa a um projeto específico, a configuração de uma data para o cumprimento dela ou a adição de uma descrição detalhada para a tarefa (com links). Mas outros, como a possibilidade de anexar arquivos do seu computador à uma tarefa, ou marcá-la com tags, me surpreenderam. Apesar de eu não encontrar muito uso para eles, tenho certeza que podem ser muito úteis para os casos específicos de outras pessoas.

* Organização e foco: Nada disso funcionaria se não fosse bem utilizado. Mas o Flow é mestre na organização das coisas, e por isso consegue proporcionar uma visão focada das minhas tarefas. Eu posso criar quantas listas/projetos eu quiser, e, se isso for necessário, organizá-las em “pastas” contextuais (“Pessoal” e “Trabalho”, por exemplo). Além disso, ele oferece diferentes visualizações para as suas tarefas como um todo. Você pode ver todas na mesma tela, por exemplo (ainda assim elas aparecerão agrupadas por projeto). É possível também deixar o Flow usar as datas de prazo de cada tarefa para mostrar quais são para hoje, amanhã, esta semana e este mês, além das já atrasadas (que ficam vermelhas), ou então mostrar apenas as de um projeto específico (“agora quero me focar apenas nas tarefas relacionadas à reforma da casa!”) ou as que você marcou manualmente como as mais importantes. Isso tudo significa que você pode olhar de várias formas diferentes e flexíveis para o que precisa ser feito.

* Ubiquidade: Quando eu testei o Wunderlist, o que eu mais gostei dele é que eu poderia usá-lo no meu PC com Windows, notebook com Mac OS e iPhone. A equipe havia feito softwares para as diferentes plataformas que eu usava, e todos sincronizavam entre si. O Flow tem essa mesma vantagem, mas de maneira mais simples e elegante: ele funciona no navegador. Mac e Windows são naturalmente compatíveis, e ainda há um app dedicado para iPhone e iPad (ainda nada para Android, mas pode apostar que virá). Isso torna ele disponível onde quer que eu esteja.

* Trabalho em equipe: Este recurso eu não testei ainda, mas é vendido como o maior diferencial do Flow. É possível gerenciar projetos junto com uma equipe. Os diferentes integrantes da equipe adicionam os seus colegas aos projetos que tocarão juntos, então torna-se possível o trabalho colaborativo. Um pode delegar uma tarefa para o outro, ou então “assinar” uma tarefa para ser notificado a cada alteração dela até que seja terminada. Cada tarefa também pode ser visualizada independentemente, e há um espaço de discussão para cada uma delas, semelhante à área de comentários de uma atualização do Facebook. Tudo no contexto. Um botãozinho na parte superior da interface fica marcado com o número de atualizações do seu projeto em equipe (tarefas novas, tarefas completas, alterações e comentários em tarefas existentes etc) desde a última vez que você entrou no sistema.

http://www.youtube.com/watch?v=uxF7F5T-_Z8

Tarefa cumprida

Desde que eu comecei a usar o Flow, tenho conseguido fazer mais daquelas coisas que eu sempre pensava “putz, qualquer hora preciso fazer isso”. As minhas tarefas pessoais, que eu sempre negligenciava, agora convivem logo abaixo, na lista de projetos, das minhas tarefas profissionais, com as quais tenho contato todos os dias. As que eu coloco prazo ficam amarelas no dia que precisam ser cumpridas, chamando a minha atenção, e vermelhas se eu não cumprir quando estavam amarelas. E, pelo fato de eu anotar tudo ali (nem que seja através do app de iPhone, se eu não estiver em casa), minha cabeça está mais leve e o meu foco, de modo geral, melhorou. Antes eu tinha o péssimo hábito de deixar mil abas abertas no navegador, cada uma servindo como lembrete de alguma coisa. Agora até isso acabou, pois eu logo crio uma tarefa no Flow e colo a URL relevante no espaço de descrição dela.

Se você também já testou diversos métodos e ainda não encontrou o seu, eu recomendo o Flow. Você pode testá-lo gratuitamente por 14 dias, depois disso ele custa US$ 10 mensais, ou US$ 100 por um ano. Acho barato pela tranquilidade que me proporciona.