Desde a hora em que você acorda até o momento em que vai dormir – e depois disso também –, a sua caixa de entrada de email aumenta de tamanho à medida que chefes, colegas, amigos e spammers te mandam todo tipo de pedido, recado, piada ou promoção imaginável.

Obstinado a manter a ordem na sua vida digital, você mantém a caixa de entrada organizada. Você responde, deleta ou arquiva cada um dos emails até que aquele contadorzinho chegue a zero. Mas por quê? É uma perda de tempo.

Deixe a sua Inbox à solta. Libere-a para ser o caos que ela quer ser. Permita que os emails não lidos se multipliquem sem controle, como ervas daninhas na primavera. Sabe por quê? Porque você tem uma super-foice chamada busca que pode lidar facilmente com essa bagunça.

Um estudo recente da IBM confirma uma suspeita que eu mantive por anos. Em vez de organizar a sua caixa de entrada, é mais eficiente (e FÁCIL) deixar o seu email no estado caótico e usa a busca para encontrar o que você precisa.

Nós conduzimos um estudo de campo com 345 usuários antigos, conduzindo mais de 85.000 ações de localização de emails. Os nossos dados favorecem o acesso oportuno. Pessoas que criaram complexos sistemas de pastas de fato confiam neles para encontrar um email, mas estes comportamentos preparatórios são ineficientes e não aumentam o sucesso de localização. Em contraste, a busca se mostrou mais efetiva no ato de reencontrar uma mensagem.

E, na real, qual a real utilidade de limpar a sua caixa de entrada? Isso te dá um senso de sucesso? Valida suas capacidades de leitura? É organizar apenas por organizar. Houve um ponto em que isso era necessário, graças às limitações tecnológicas antigas. Hoje nós fazemos isso por força do hábito desnecessário. Pare.

Isso significa que uma caixa de busca tenha feito com que o email atingisse a perfeição. Ainda dá para melhorar. Mas quaisquer ganhos em eficiência não virão do seu microgerenciamento, mas sim de reconceitualizar completamente o email.

O Google já começou a fazer isso, com a Priority Inbox. Nem todos os emails são iguais, então eles definitivamente não deveriam ser apresentados da mesma forma. Mas por que descarregá-lo em uma pasta separada? E por que tem que ser 100% cronológico?

Em vez de caixas de entrada prioritárias, que tal termos apenas contatos prioritários? Os clientes de email deveriam pegar estes contatos mais importantes (definidos automaticamente e/ou por você) e manter os emails não lidos dessas pessoas no topo, ordenados por importância (similar ao que o Facebook faz com as suas mensagens do Feed de Notícias). O resto dos emails ficaria numa parte mais abaixo, em ordem cronológica.

E aí tem a ideia das “superconversações” (“superthreading”), lançada pelo estudo da IBM, que é certamente interessante:

Como poderíamos impor uma organização de email intrínseca e de maior nível? Uma possibilidade seria re-organizar a caixa de entrada de acordo com “tópicos semânticos”. Poderia-se usar técnicas de agrupamento de inteligência artificial e aprendizado por máquinas para organizar a inbox em “superconversações”, que agrupariam múltiplas conversações com assuntos sobrepostos.

Também há funções simples que podem ser adicionadas amanhã mesmo, e que tornariam as nossas vidas mais fáceis: e se os nomes dos contatos fossem links para os históricos de mensagens com aquelas pessoas? (O GMail faz isso de certa forma, mas você precisa passar por alguns menus drop-down.)

Mas independente do que o email possa ser no futuro, pare de ser maníaco pela organização deles hoje. Comece a usar a busca. Aquele número de mensagens não lidas vai parar de te incomodar eventualmente. Mas se isso não acontecer, você pode fazer o que eu eventualmente faço: selecionar tudo > marcar como lido. PROBLEMA RESOLVIDO, seu neurótico. [Technology Review]