O Microsoft Excel é um dos softwares mais populares do mundo. De cara, trata-se apenas de um editor de planilhas, mas a verdade é que se você explorar um pouco mais a fundo, o programa conta com várias funcionalidades de Business Intelligence, utilizado pelas empresas para acompanhar dados e ajudar na tomada de decisões.
O Gizmodo Brasil, em parceria com a Udemy – maior plataforma de cursos livres do mundo -, pensou nisso e então decidiu levantar a seguinte questão: quais são os principais recursos que alguém precisa saber para se tornar um especialista em Excel? Para começar a mergulhar no software, é preciso entender o básico.
Fórmulas
Você alguma vez já ficou estagnado em uma planilha do Excel sem nenhuma perspectiva de quando conseguiria terminar? Você está replicando colunas manualmente e escrevendo fórmulas matemáticas longas em um pedaço de papel, enquanto pensa: “Tem que haver uma maneira melhor de fazer isso”.
Fórmulas são equações inseridas em uma célula para fazer cálculos e combinar números. Elas podem ser matemáticas, estatísticas ou lógicas. Ter que digitar fórmulas todas as vezes que você precisar fazer cálculos simples é uma grande perda de tempo. Portanto, utilize o botão “AutoSoma” para que o Excel preencha a fórmula sozinho. A operação padrão é a da soma dos números selecionados, mas se você clicar na seta para baixo que fica do lado direito do botão, serão exibidas mais opções de cálculos automáticos.
Dentro das fórmulas, existem as funções — modelos pré-definidos que fazem o cálculo de variáveis ser mais rápido. Elas são sintáticas, ou seja, utilizam um sinal, um nome e um argumento para gerar resultados. Para realizar um cálculo é preciso, além de incluir nas colunas e linhas os valores que utilizará, optar por uma função que realize a operação.
Filtros
O que nos leva ao próximo e talvez mais essencial recurso: os filtros. Toda vez que visualizar dados no Excel você poderá escolher quais acompanhar em uma única linha. É comum que precisemos observar apenas as informações que coincidam com um critério, o que torna os filtros necessários.
Ao filtrar informações em uma planilha, é possível encontrar valores rapidamente. Você pode filtrar uma ou mais colunas de dados. Com eles, você pode controlar não apenas o que deseja ver, mas também o que deseja excluir da consulta. O programa possibilita “separar os dados” com base nas escolhas feitas em uma lista ou pode criar filtros específicos para se concentrar exatamente nos dados que deseja ver.
Gráficos
Agora que já sabe quais funções e fórmulas estão disponíveis, é preciso aprender a inserir dados em um documento. Dados podem ser texto ou número, muitas vezes sendo exportados de ferramentas ou arquivos já formatados para o Excel (.csv). Depois que exportar essas informações, você pode visualizá-las em gráficos. Esses gráficos são ótimos para compartilhar uma visualização rápida dos dados com alguém.
Se você trabalha na área administrativa, sabe que uma das coisas mais importantes que precisa aprender é criar gráficos. Isso porque, no dia a dia das empresas, é sempre necessário apresentar relatórios gerenciais para tomadas de decisão. O gráfico de linhas e o de colunas são os mais indicados para acompanhamento de dados ao longo de um período de tempo. Já os gráficos de barras e de pizza são uma boa maneira de visualizar uma ou mais categorias de dados.
Tendo essa noção, você já estará preparado para organizar sistematicamente uma estrutura de dados. Mas se quiser ir além e dominar as artes do Excel, a Udemy tem uma oferta para você!
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