[Lifehacker] Domine o novo Gmail com essas dicas, atalhos e add-ons

O Gmail é o melhor cliente de e-mail por aí, e há uma boa chance que você use-o o dia inteiro, todo dia. Ele também está repleto de truques, atalhos e ferramentas para poupar tempo que você pode usar para tirar o lixo do seu e-mail. Hoje, nós iremos olhar detalhadamente, cobrindo todos os nossos truques favoritos do Gmail, tanto novos quanto antigos. E mesmo que você já se considere um ninja do Gmail, provavelmente tem algo por aqui que você ainda não descobriu.

Foto editada a partir de um original de Katerinar-spb.

Já faz alguns anos desde que nós falamos de nossas funções avançadas favoritas do Gmail, e com o Google lançando uma nova interface do Gmail pra todo mundo, agora é a época perfeita para se re-familiarizar. Eis aqui uma visão geral das dicas que daremos:

1- Ajustando o novo layout do Gmail
2- Atalhos do mouse
3- Atalhos do teclado
4- Pesquisas e filtros avançados
5- Configurações úteis que você deve ativar
6- Labs do Gmail que você deve ativar
7- Extensões e Userscripts
8- Gerencie todas as suas contas de e-mail pelo Gmail
9- Integre o Gmail com o desktop
10- Leitura extra

Ajustando o novo Layout do Gmail

A nova interface te dá um pouco mais de controle sobre a aparência da sua caixa de entrada, o que significa que você pode customizar mais o Gmail para se adequar às suas preferências. Eis aqui algumas das coisas que você pode fazer:

Mudar a densidade de exibição: Assim que você habilitar o novo visual, você provavelmente irá notar que ele não é tão eficiente em relação a espaço quanto o antigo layout. É um pouco mais fácil de ler, e se você tiver um monitor grande, estará tudo bem – mas se você preferir a densidade do antigo layout, você pode tê-la de volta clicando na engrenagem de configurações na parte superior direita da sua caixa de entrada (aquela logo acima da caixa de entrada, não a que está na toolbar cinza no topo da página) e escolher “Média” ou “Alta” como o seu layout. “Alta” é bem similar ao velho layout, enquanto “média” é um meio termo entre a “Padrão” e a “Alta”. Note que se você tiver uma tela pequena e o seu navegador não estiver maximizado, o Gmail irá ajustar automaticamente a densidade de acordo.

Tipo de Caixa de Entrada: O Google adicionou uma nova função que divide a sua caixa de entrada em alguns blocos diferentes, então você pode ver seus e-mails mais importantes assim que passar os olhos (note que, apesar de similar, essa função ainda está separada do Labs de Caixas de entrada múltiplas). Vá para a aba Caixa de Entrada nas configurações do Gmail para mudar isso. Na parte de “Tipo de Caixa de Entrada” você tem algumas opções, basicamente para decidir se algumas mensagens serão mostradas acima de todas as outras mensagens da caixa de entrada. Você pode escolher mostrar as marcadas com estrela, as não lidas, ou mensagens importantes em sua própria caixa separada acima de todo o resto. Você também pode escolher o layout de Caixa Prioritária, que combina todas as outras opções, colocando mensagens importantes e não lidas no topo, com as mensagens marcadas com estrela em sua própria caixa abaixo dessa, e com o resto da caixa de entrada abaixo disso tudo. Você pode ajustas essas seções da caixa de entrada clicando no botão “Opções” ou “Adicionar Seção” ao lado da seção em questão.

Atalhos com o mouse

Às vezes checar mensagens, arquivar, apagar ou aplicar marcadores pode parecer que demora séculos. O Gmail tem alguns atalhos para deixar a caixa de entrada mais fácil. Eis aqui alguns de nossos favoritos.

Arraste e solte marcadores: Aplicar marcadores ficou um pouco mais difícil nas versões mais recentes do Gmail. Agora, você precisa verificar a mensagem, selecionar o marcador do menu dropdown “Marcadores” e clicar no botão “Aplicar” na parte de baixo do menu – que eu sempre esqueço de fazer. Uma maneira muito mais fácil, se você usar mouse, é apenas arrastar o marcador da barra da esquerda para a mensagem em si. Outra alternativa, se você tiver atalhos do teclado habilitados, apenas apertar “1” no seu teclado, digitar as primeiras letras do marcador que você quiser, e apertar Enter – isso irá fazer com que o marcador seja aplicado imediatamente em todas as mensagens marcadas.

Outra opção é arrastar a mensagem – a partir do canto esquerdo da linha que ela estiver – até um marcador para removê-la de sua caixa de entrada e aplicar apenas aquele marcador, se você preferir usar marcadores mais como pastas.

Shift-Click para selecionar múltiplas mensagens: Se você quiser selecionar um grande bloco de mensagens, você não precisa marcar individualmente cada caixa. Assim como um programa nativo do seu computador, você pode marcar a caixa mais próxima do topo, e então marque a caixa mais de baixo para selecionar uma grande quantidade de mensagens em apenas alguns cliques.

Atalhos do teclado

Se você ama o teclado, você pode navegar praticamente por toda a interface do Gmail sem nunca tocar o mouse. Para habilitar os atalhos, vá para a aba geral das configurações do Gmail e marque “Habilitar Atalhos do Teclado”. Existem muitos atalhos para o teclado, mas estes são alguns dos mais úteis:

Navegue pelas mensagens com “j” e “k”: A partir da caixa de entrada, você pode passear pelas mensagens com as teclas “j” e “k” (j vai para baixo, k vai para cima). Fazendo isso não irá selecionar as mensagens, mas irá deixa-las em destaque com uma linha azul fina no lado esquerdo de sua linha, mostrando que ela está pronta para receber alguma ação.

Abrir mensagens com “o”: Quando uma mensagem estiver em destaque na caixa de entrada, você pode abri-la apertando Enter ou “o” no teclado. Note que uma vez que as mensagens estiverem abertas, você pode continuar a passar por elas com “j” e “k”.

Navegue por uma conversa com “n” e “p”: Se você quiser ver mensagens anteriores em uma conversa longa, você pode usar “n” e “p” para destacar as mensagens da mesma maneira que você usou “j” e “k” na caixa de entrada. Apertar a tecla “n” destaca a próxima mensagem, enquanto “p” destaca a mensagem anterior, e você pode abrir uma mensagem destacada apertando a tecla “o” – novamente, da mesma maneira que você faria na caixa de entrada.

Selecione mensagens com “x”: Se você quer marcar a caixinha daquela mensagem – para que você possa adicionar um marcador, mover para uma nova pasta ou algo assim – apenas aperte a tecla “x” no seu teclado.

Aplique marcadores com “l”: Conforme descrito acima, você pode aplicar um marcador a uma mensagem apertando a tecla “l”, digitando as primeiras letras do marcador que você quiser, e pressionando Enter. Você pode fazer isso quando estiver visualizando a mensagem em questão, ou a partir da caixa de entrada, se tiver selecionado a caixinha da mensagem.

Colocar estrela em uma mensagem, marcar como Spam, arquivar ou colocar no lixo: Você pode colocar estrela na mensagem com a tecla “s”, marcar como spam com “!”, arquivar com “e”, ou deletar com “#”. Você pode fazer isso tanto diretamente da visualização da mensagem quanto depois de destacar a mensagem na caixa de entrada.

Escrever, responder e encaminhar mensagens: Similar aos outros exemplos acima, você pode compor uma nova mensagem clicando em “c”, responder uma mensagem com “r” (ou responder todos com “a”), e encaminha-la apertando “f”. Se você apertar Shift enquanto pressiona uma dessas teclas, ele irá abrir a visualização para escrever uma nova mensagem em uma nova janela, o que é útil se você quiser consultar outro e-mail enquanto escreve um.

Abra o menu de Mais Ações com a tecla ponto: Para as ações menos usadas, você pode clicar em “.” Para abrir o menu de Mais Ações. Isso permite que você marque todas as mensagens como lidas, ou marque mensagens selecionadas como não-lidas, além de silenciar uma conversa específica, adicionar a tarefas, ou filtrar mensagens parecidas.

Marque itens como Importantes com as teclas “+” e “-“: Se você usa a caixa de prioridade, você pode marcar mensagens como importantes com a tecla “+” (ou então a tecla “=”, já que você não precisa segurar a tecla Shift enquanto aperta a outra tecla) e marcar as que não são importantes com a tecla “-“. Isso ajuda o Gmail a entender o que é e o que não é importante para você, para que a Caixa de Prioridade possa ter filtros mais precisos.

Mude para uma visualização diferente: Para mudar rapidamente para uma parte diferente da sua caixa de entrada – tal como mensagens com estrela, rascunhos, todos os e-mails, contatos ou mais – você pode apertar a tecla “g” (de “Go”) e uma das seguintes teclas logo em seguida:

– “g” e depois “i” vai para a sua caixa de entrada
– “g” e depois “s” vai para as suas mensagens com estrela
– “g” e depois “t” vai para mensagens enviadas
– “g” e depois “d” vai para rascunhos
– “g” e depois “a” vai para todos os e-mails
– “g” e depois “c” vai para contatos
– “g” e depois “k” vai para tarefas
– “g” e depois “l” e então o nome do marcador vai para aquele marcador

Estes são apenas alguns dos nossos atalhos favoritos. Existe um monte de outros atalhos do teclado, e você pode ver todos eles em uma única tabela apertando Shift + / no seu teclado (também conhecido como digitar o caractere “?”). Pode levar um tempo para se acostumar com alguns dos atalhos do teclado, mas uma vez que você conseguir, você será capaz de navegar pela caixa de entrada bem mais rápido.

Buscas e filtros avançados que ajudam a encontrar qualquer coisa

Apesar de muitos de vocês estarem acostumados a pastas tradicionais de e-mail – onde você arquiva mensagens por categoria para encontrar com mais facilidade – o Gmail optou por uma filosofia mais baseada em buscas, na qual você pode fazer  buscas muito avançadas por toda a sua caixa de entrada usando operadores. Por exemplo, para procurar uma mensagem vinda do Adam com um assunto contendo as palavras “navigation app”, você teria que digitar isso na barra de busca do Gmail:

from:adam subject:”navigation app”

Você pode fazer estas buscas direto, ou criar filtros avançados que aplicam marcadores, arquivos, ou qualquer ação no e-mail assim que ele chegar. Eu não entrarei em detalhes em como criar essas buscas avançadas, já que nós já falamos detalhadamente sobre ela antes – então dê uma olhada no post sobre como fazer buscas avançadas no Gmail para mais informações.

Configurações úteis que você deveria ativar

Além de dominar certas habilidades, você pode habilitar algumas configurações nas preferências do Gmail para realmente ter o melhor da sua caixa de entrada. Eis aqui alguns dos nossos favoritos (e todos podem ser encontrados na aba Geral das configurações do Gmail):

Sempre use HTTPS: Marcando isso garante que o Gmail sempre use uma conexão segura, que protege você de pessoas fuçando pelo seu e-mail. Para mais informações, dê uma olhada na nossa explicação sobre o que é HTTPS e porque você deveria se importar com isso.

Conteúdo externo: O Gmail não carrega as imagens em um e-mail automaticamente, o que pode ser um tanto irritante – quando você quer vê-las, tem que clicar em “carregar imagens” toda vez. Marcar essa configuração irá automaticamente carregar imagens em mensagens de qualquer endereço para o qual você tenha mandado e-mail duas vezes (“remetentes confiáveis”), de alguma maneira evitando essa chatice.

Estrelas: Estrelas permitem que você use múltiplas cores e tipos de estrelas para conseguir diferenciar as mensagens marcadas com estrelas umas das outras. É bom se você quiser marcar múltiplas mensagens como importantes, mas tendo diferentes tipos de importância – seja apenas “mais importante” ou se uma significa “acompanhar” e outra signifique “coisas para fazer”. Apenas arraste as estrelas da linha de baixo para a linha “em uso”, e toda vez que você marcar uma mensagem com estrela, você pode passar pelas estrelas em uso clicando no ícone de estrela próximo à mensagem.

Indicadores de mensagem pessoal: Isso faz com que apareça uma pequena seta perto de mensagens enviadas para uma lista de e-mails e uma seta dupla perto de mensagens enviadas especificamente para você. Dessa maneira você pode perceber, ao olhar apenas de relance, quais e-mails podem ser mais importantes ou pessoais porque eles foram mandados apenas para você e não para um grupo de pessoas.

Labs experimentais que dão uma turbinada no Gmail

Se você for na seção Labs nas preferências do Gmail, você pode habilitar um monte de funções novas e experimentais criadas pelos membros do time do Gmail. Existem toneladas de ótimos labs ai, então nós sugerimos que você dê uma olhada neles por si só, mas alguns dos nossos favoritos incluem:

Respostas predeterminadas: Se você sempre manda um tipo de mensagem repetidas vezes, você pode coloca-la em uma “resposta predeterminada” para evitar ficar redigitando. Apenas selecione uma de suas respostas predeterminadas no botão ao lado de escrever formulário (e você pode editá-las como quiser). Claro, você também pode fazer isso com a expansão de texto.

Links rápidos: Isso adiciona uma caixa à barra da esquerda do Gmail que permite que você faça um favorito com qualquer URL no Gmail e tenha acesso rápido a ela – seja isso uma pesquisa frequente que você faça, mensagens individuais ou qualquer outra coisa.

Várias caixas de entrada: O Gmail tem uma versão desse tipo de organização nas preferências, mas se você não gostar do layout das caixas de entrada padrão que ele oferece, pode fazer suas próprias caixas de entrada múltiplas. Você pode listar qualquer marcador ou busca como seu próprio bloco na visualização da caixa de entrada, o que é bom para todo o tipo de coisa – como usar o Gmail como sua central de comunicação em um só lugar.

Marcadores Inteligentes: O novo lab de Marcadores Inteligentes automaticamente filtra um e-mail recebido e marca como “Spam”, “Notificação” ou mensagens de “Forum”. Você pode modificar os filtros se precisar, mas é uma boa maneira de conseguir distinguir só olhando por cima quais mensagens podem ser spam, ou relacionadas a notificação, sem precisar criar seus próprios filtros.

Ícone de mensagem não lida: Isso adiciona um pequeno número ao favicon do Gmail, assim você pode ver quantas mensagens não lidas você tem, mesmo que você não esteja olhando para a sua Caixa de Entrada, apenas olhe para a aba do Gmail. Isso funciona apenas em versões atualizadas do Chrome, Firefox e Opera.

Cancelar envio: Isso te dá um período entre 5 e 30 segundos para cancelar o envio de qualquer mensagem depois que você clicar em Enviar (você pode escolher o período de tempo).

O Gmail tem uma tonelada de outros labs disponíveis para experimentação, então se isso te deixou curioso, dê uma olhada na lista de melhores labs do Gmail aqui e aqui.

Extensões de navegador e Userscripts que customizam ainda mais o Gmail

Apesar do Gmail ter toneladas de opções de customização no seu próprio painel de configurações, você pode ajustá-lo ainda mais usando extensões para o seu navegador. Nós mencionamos a maioria desses antes, então nós não iremos nos aprofundar muito neles aqui. Ao invés disso, verifique esse apanhado que fizemos anteriormente sobre nossas extensões do Gmail favoritas:

Arrume as novas coisas irritantes do Gmail com estes Userstyles e Userscripts: Isso é uma coleção de userstyles e userscripts para o novo layout do Gmail, isso arruma as pequenas coisas irritantes e melhora ainda mais. Se você só está mudando agora para o novo Gmail, definitivamente dê uma olhada neles. Eles funcionam no Firefox, Chrome ou Safari.

Better Gmail 2 e seus userscripts associados: Esses ajustes – que você pode pegar como uma única extensão de Firefox ou como userscripts individuais que funcionam no Firefox, Chrome e Safari – adicionam inúmeras funções para o Gmail para deixar a sua caixa de entrada mais fácil de navegar. Seja adicionar ícones nos anexos na visualização da sua caixa de entrada, destacar mensagens conforme você passa o mouse sobre elas, ou esconder a janela de chat, você provavelmente irá encontrar um ou dois ajustes aqui que irá gostar.

Minimalist Everything para o Chrome: Esta extensão contém ajustes para todos os seus sites favoritos, incluindo Gmail – e ainda é o melhor tweaker para o Gmail que nós já vimos. Você pode remover propagandas, esconder a janela de chat,  mudar os links no topo da tela (que levam para outros serviços do Google), mostrar notificações no desktop, e até mesmo ajustar o Gmail como o seu cliente padrão de e-mail (para que clicar em um endereço de e-mail no Chrome abra o Gmail ao invés de outro serviço). Se você usar o Chrome e o Gmail, esta é uma extensão obrigatória.

Gerencie todas as suas contas de e-mail a partir do Gmail

Gmail é um fantástico cliente de e-mail, e mesmo se algumas de suas contas não forem contas do Gmail, você ainda pode gerenciá-las a partir da poderosa e configurável caixa de entrada do Gmail. Para fazer isso, você apenas precisa configurar as funções de recebimento e o “enviar como” do Gmail – que nós já detalhamos antes, então não iremos falar sobre isso. Mas se você tem múltiplos endereços, isso torna gerenciá-los um pouco mais fácil. Além disso, junte com a função do labs de Várias Caixas de Entrada, e você tem uma poderosa visualização de múltiplas contas.

Integre o Gmail com o Desktop

O Gmail faz quase tudo que precisa direto da web, mas ele pode ganhar alguns extras para quando você não estiver no navegador. Minimalist Everything para o Chrome pode enviar notificações no desktop, assim como configurar o Gmail como o seu client padrão de e-mail. Parecido com isso, o protocolo web do Firefox irá fazer isso automaticamente (ao perguntar se você quer usar o Gmail sempre que clicar em um link mailto). Entretanto, se você quiser um pouco mais de cobertura no sistema inteiro, você pode instalar um dos aplicativos seguintes:

Gmail Notifier do Google: O Google criou seu próprio notificador tanto para Mac e Windows, que envia notificações em caso de novos e-mail, e também deixa configurado o seu Gmail como seu cliente padrão de e-mail. Ele irá rodar na sua bandeja de sistema ou barra de menu, notificar em caso de novas mensagens e direcionar para o Gmail sempre que você clicar em um link “mailto”.

Gmail Growl: Se você usa o sistema de notificação Growl para Windows, o programa Gmail Growl  não apenas irá notificar você sobre novas mensagens, mas também irá configurar o Gmail como o cliente de e-mail padrão para todo o sistema. Os usuários de Mac com Growl pode adicionar o programa Google+Growl no notificador do Google acima mencionado para integração com o Growl também.

Leitura Extra

Nós tentamos cobrir o máximo possível aqui, mas nós não podemos ficar falando sobre o Gmail para sempre. Depois de você passar por todas as dicas e truques acima, certifique-se de dar uma olhada nesses posts para se beneficiar ainda mais com os extras do Gmail:

– Top 10 coisas que você esqueceu que o Gmail pode fazer

– Como configurar (corretamente) o Gmail, Google Calendar, e Contatos do Google no iOS
Usuários do Android não precisam fazer muita coisa, mas usuários do iOS precisam passar por um processo para conseguir que tudo funcione bem – apesar que você também pode dar uma olhada no novo app de Gmail para iOS.

– Crie um endereço descartável de Gmail instantaneamente, seja para evitar lixo ou apenas filtrar certos tipos de mensagens. Um truque bem bacana.

– Como abrir espaço no Gmail, para quando você começar a ficar sem espaço

– Como acessar o Gmail quando ele cair, naquelas raras ocasiões. Você também pode se interessar em como fazer o Gmail se integrar bem com o seu cliente de Desktop, já que você irá precisar disso quando o Gmail cair.

– Como transformar o Gmail em uma poderosa caixa de entrada GTD, para os fãs do sistema de produtividade pessoal “Get Things Done”.

– Como adicionar um botão de soneca no Gmail, sem precisar de extensões

– Use o Boomerang para agendar as suas mensagens do Gmail se você estiver procurando mais extensões bacanas. Ele já saiu do beta agora, então não precisa mais de convites.

E como sempre, para ainda mais dicas, você pode checar a tag #Gmail no Lifehacker ou aqui no Gizmodo para ainda mais artigos sobre o assunto.

Gmail é um webapp bastante poderoso, então é quase impossível colocar todas as dicas, configurações e funções em um único post – mas isso deve cobrir bastante coisa. Para mais dicas sobre o Gmail, você sempre pode olhar nas páginas de suporte do Gmail, fuçar as configurações, e dar uma olhada na página torne-se um ninja do Gmail. Tem alguma dica favorita que nós não mencionamos? Compartilhe conosco nos comentários abaixo.