Em 2004 o Gmail redefiniu as qualidades de um email baseado na web. Ele tinha uma interface limpa e rápida e, para a época, o enorme espaço de 1 GB para suas mensagens. Hoje, ele tem dez vezes mais espaço e milhões de usuários no mundo inteiro.
Mas mesmo que o use todo dia, você provavelmente não está familiarizado com todos os recursos que o Gmail oferece. Com essas dez dicas, você elevará o seu status no Gmail para além do “heavy user”. Você será um mestre do Gmail.
1. Faça os filtros trabalharem
Gerenciar a caixa de entrada não é uma tarefa fácil, mas o Gmail tem ferramentas para ajudar. Você pode transformar qualquer pesquisa em um filtro que, por sua vez, desencadeia alguma ação: pesquise por emails “from:Facebook”, por exemplo, e então crie um filtro que marque todas essas mensagens como lidas e as arquive (partindo do pressuposto de que você não queira saber o que está rolando no Facebook, claro). Ou crie um filtro que englobe as pessoas mais próximas a você e que, em seguida, marque as mensagens enviadas por elas como importantes, para assegurar que você jamais perca nenhum email. Os filtros podem promover mensagens importantes e esconder as supérfluas antes mesmo que você faça login.
2. Extraia o máximo da pesquisa
É de se esperar que um produto do Google tenha uma pesquisa robusta. Nem sempre fica claro, mas a caixa de pesquisa do Gmail é mais flexível do que você imagina — clique na seta à direita dela para ver todas as opções que tem a oferecer. Procure por emails com anexos e então apague essas mensagens se você quiser liberar algum espaço na sua conta. Ou, se estiver procurando por um email de um remetente em particular, refine a pesquisa com um comando “TK:TK”.
Se você tem uma query de pesquisa particular — emails recebidos no seu aniversário ano passado, no ano anterior ou em cada ano, por exemplo –, você pode desenterrá-los e relembrar aqueles momentos. Isso funcionará de acordo com quantos emails você recebeu de amigos e familiares na ocasião, bem como de quantos parabéns automáticos de fóruns e newsletters que você assinava na época.
3. Divida suas caixas de entrada
Essa última opção acrescenta uma nova aba à tela de configurações, onde você pode configurar três painéis independentes com resultados de pesquisas à sua escolha. Veja mensagens favoritas (pesquise por “is:starred”), não lidas (“is:unread”) e importantes (“is:important”) todas ao mesmo tempo, cada tipo em uma lista diferente. Ou você pode agrupar emails com rótulos específicos (“label:nome”) — a decisão é sua. Atenção: você terá que desativar a Caixa prioritária para que o labs Várias caixas de entrada funcione.
4. Traga outros emails para o Gmail
Se você possui um endereço de email do Yahoo ou Hotmail para newsletters e outros emails do tipo, por que não importar essas mensagens para o Gmail? A aba Contas e importação nas configurações torna o processo direto e simples, e você, claro, pode marcar essas mensagens como lidas ou aplicar um rótulo a elas automaticamente, usando um filtro. De repente você talvez até queira importar também o email do trabalho, como um backup.
Outra dica: digite seunome+algo@gmail.com quando estiver preenchendo formulários na web. Você pode usar qualquer palavra após o sinal de mais, e os emails enviados para ele chegarão até você. Quando chegarem, você poderá usar o filtro “to:seunome+algo@gmail.com” para tomar as ações apropriadas.
5. Olhe para as estrelas
As Estrelas estão disponíveis na aba Geral, na página de configurações. Até 12 estrelas e símbolos podem ser usados em vez de apenas aquela única padrão. cliques no ícone da estrela em uma mensagem passeia por todas as que estiverem ativadas.
Use essas várias estrelas para separar emails pessoais dos de trabalho, ou marcar mensagens importantes, agrupá-las em categorias ou marcá-las como lembretes para o futuro. Cada estrela tem a sua própria chamada na pesquisa também — para a estrela verde, por exemplo, é “has:green-star” — e isso pode ser usado como base para filtros e múltiplas caixas de entrada. Pouse o cursor sobre uma estrela para descobrir sua chamada.
6. Trabalhe com os rótulos
Rótulos (ou labels) são um dos melhores recursos do Gmail. Os rótulos facilitam muito a pesquisa por milhares de mensagens. Faça uso deles.
Lembre-se de que filtros podem aplicar rótulos automaticamente se você quiser. Eles também podem ajudá-lo a eliminar a bagunça na sua conta do Gmail também — você pode digitar “label:newsletter before:2011/01/01” na caixa de pesquisa e então mandar ver na tecla Delete, por exemplo, se você tiver um filtro de newsletters configurado.
7. Estenda os recursos do Gmail
Outra das nossas ferramentas de terceiros favoritas é o Boomerang, que permite a você agendar emails para serem enviados mais tarde e o lembra de tomar uma ação em mensagens importantes após um certo tempo se você não receber resposta.
8. Configure a densidade
Você talvez não goste do espaço entre as mensagens na lista de emails. O lado bom? Você não está preso a essa configuração. Basta clicar no ícone da engrenagem (no canto superior direito) e escolher se quer ver mais ou menos linhas de títulos alterando a densidade de exibição.
9. Transforme um email em uma tarefa
Às vezes você não consegue enviar um certo email naquele exato momento, mas não quer esquecer de fazê-lo mais tarde. Clique no menu “Mais”, dentro de uma mensagem, e depois em Adicionar às Tarefas. De lá você poderá agendá-lo no Google Agenda e ser lembrado posteriormente daquela mensagem.
10. Faça o básico melhor
Temos que falar sobre algumas coisas básicas sobre o Gmail para que você o domine por completo. Você provavelmente sabe que pode clicar no menu “+”, no final de uma janela de composição de novos emails, e depois no ícone de uma corrente para inserir um link no email. Mas sabe o que mais? Você pode inserir um link para um email no seu email.
E uma última coisa sobre a pesquisa, que é uma função básica do email que não fica totalmente óbvia no Gmail. Se você quiser pesquisar uma mensagem de um remetente específico, digite “from:nome@gmail.com” no campo de busca.
Quais dicas você usa?
David Nield é um jornalista britânico. Siga-o no Twitter em @davidnield.
Imagem por Lifehacker.