Celebre o “Dia sem e-mail”

Amanhã o mundo celebra o No e-mail day. Ok, não celebra, é uma data aleatória que um americano inventou. Mas deveria. Pra mim, no dia 11/11 precisaríamos ter um feriado, uma festa gigantesca, 5 minutos de silêncio, uma parada ou algo assim. Não me entenda mal: o e-mail é uma ferramenta maravilhosa, uma das grandes invenções das últimas décadas para melhorar a produtividade. Mas use o dia de amanhã para repensar o seu uso. Eu tenho algumas ideias.

Contando as minhas contas pessoais e do Gizmodo, eu recebo todo dia no mínimo 300 e-mails endereçados a mim (os releases importantes e os que tem um “olá Pedro”, ou algo do tipo). E não, não estou contando spams, e-mails que todo mundo é copiado ou alertas de comentários reportados. É uma quantidade absurda, e é obviamente impossível lidar com tudo. Se fosse ler todos detalhadamente e responder, eu não faria mais coisa alguma.

Mas chega de lamentação. A quantidade exagerada não é privilégio meu – você pode sofrer de algo assim, em menor ou maior grau. Como sobreviver ao excesso de e-mails sem ser xingado, demitido ou acusado de desleixado? Tentando gastar o mínimo tempo possível usando-o e gastando tempo com coisas reais – decisões e tarefas que acontecem fora do Inbox. Algumas das minhas táticas:

1. Usar o Gmail. E apenas o Gmail. Eu recebo 4 contas diferentes de trabalho na minha caixa de Gmail. É melhor guardar tudo em um lugar, que eu possa acessar de qualquer lugar. O que me leva à segunda dica.

2. Não organizar o e-mail. Justamente para isso que eu uso o Gmail. Há apenas 4 filtros e caixas. Quando eu preciso buscar algo eu procuro usando essas ferramentas. Não apago e-mail algum. E, obviamente, uso mais que a cota. Ter 80 GB vale 20 dólares por ano e incalculáveis horas.

3. Não ler o que certamente vai ser apagado. Há 31 mil e-mails não lidos na minha caixa. Olhando rapidamente o remetente e o assunto já dá para saber o que vale ser lido. Eu faço essa checagem visual e abro apenas a mensagem mais recente, para “mudar a cor” do “lote” lido, e checo cada vez menos vezes ao dia. Dali pra baixo tudo pode ser desconsiderado. O simples “marcar na caixinha e apagar” já consome tempo. Poucos segundos, mas somando tudo, são horas perdidas por ano. Fora que quando você perde a conta de quantos e-mails não-lidos têm na sua caixa, você diminui a ansiedade causada por caixas cheias, um dos grandes males do nosso século.

4. Diminuir o número de e-mails necessários Isso é o básico. Tente ser assertivo. O trabalho corporativo já é tão cheio de redundâncias e reuniões onde não se resolve nada que não é preciso levar a mesma mentalidade para o e-mail. Há algum tempo, essa é uma troca de mensagens comum por aqui:

Pessoa A: Olá, precisamos fazer uma reunião para definirmos o futuro da humanidade em 2012. O que você acha?

Eu: Ok, isso é importante. Acho que tem tudo que a gente precisa neste link da Wikipédia. Mas podemos falar uma meia horinha sobre a Maldição dos Maias. Eu prefiro terça às 10h30 no escritório, tudo bem? Se não der, amanhã depois de 18h ou segunda às 9h.

No início parece que você está sendo meio esnobe, dando uma de ocupado, mas acredite, é melhor que 30 milhões de replies

5. Não gaste tempo respondendo e-mails no celular. A assinatura dos meus e-mails respondidos no celular é “Sent on the go” (Algo como “mandado em trânsito”). O “Enviado do meu celular” também serve, mas o que eu quero dizer especificamente com isso é que eu não vou responder longamente no celular. Eu checo e-mails no smartphone só quando vou ficar muito tempo longe da mesa e só respondo quando é necessário uma posição minha para algo ir adiante. Não importa quão rápido você escreva no seu tecladinho (virtual ou físico), necessariamente será mais lento do que em um teclado de computador. Um e-mail típico feito no celular: “Ok, deixa despublicado e pega tal post, fico na coletiva até 18h.”

6. Lembre-se que sempre há a possibilidade de conversar ao vivo. E isso é bom. Não falo de reuniões chatas de negócios. Falo de conversar com amigos. De tempos em tempos uma amiga sua vai te mandar um e-mail gigantesco falando que está mal, que o trabalho está um lixo, que brigou com a mãe ou sei lá o quê. Em vez de usar seu limitado vocabulário de frases de auto-ajuda que não ajudam em nada, marque sair pra algum lugar, conversar com cervejas (ou o que quer que você beba). Todo mundo ganha. O mesmo método vale para negociar (ou preparar terreno para) aumentos.

Há muito mais pequenas coisas para se ter em mente. Se seu inglês estiver afiado, vale ler o manifesto de Paul Lancaster, criador do No e-mail day. De novo: e-mail é uma bênção, mas cuidado: se você acha que está mandando muito estupidamente bem em mensagens eletrônicas, provavelmente está perdendo o foco de coisas mais importantes. Como diz Tim Ferriss em seu 4 Hour work week:

A pessoa que checa e-mail 30 vezes ao dia e desenvolve um sistema elaborado de regras de pasta e técnicas para ter certeza que cada um desses peidos do cérebro se movam o mais rápido possível. Eu era especialista nesta arte profissional de girar a roda. É eficiente em um nível perverso, mas muito longe de ser efetivo. Há dois truísmos para ter em mente:
1. Fazer algo desimportante bem não faz dessa coisa algo importante.
2. Uma tarefa que demanda muito tempo não é necessariamente importante.

O que vocês acham? Qual a sua dica para gerenciar melhor o tempo gasto com e-mail?