Se você se sente desesperado e impotente toda vez que abre a caixa de email, a ajuda acabou de chegar – você pode organizar suas mensagens sem precisar contratar um secretário pessoal, e estamos aqui para mostrar-lhe como.

Oferecendo um método passo a passo que vai funcionar para todos parece um exercício complicado, já que usamos emails diferentes na nossa vida pessoal e profissional. Em vez disso, juntamos nossas técnicas e apps preferidos para você controlar as mensagens que recebe – você pode escolher o que funciona melhor para você e seu fluxo de trabalho.

Onde foi possível, usamos termos genéricos que vão funcionar em todos os clientes e serviços de email, mas também preparamos algumas dicas mais específicas também. Vamos lá:

As estratégias

Você é o chefe: a quantidade tempo gasto com emails não precisa ser definida pela quantidade de mensagens que você recebe, ou quantas vezes seu telefone vibra. Deve ser definida pela quantidade de tempo que você precisa gastar na tarefa. Uma hora por dia? 30 minutos? Pesquisas recentes indicam que gastamos um quarto do expediente em emails, então qualquer coisa abaixo disso já é um avanço.

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O problema em checar emails com frequência é que frequentemente envolve apenas isso – checar, sem nenhum outro tipo de processo ou ação. Isso não apenas toma seu tempo, mas também distrai do que você estava fazendo antes. Você precisa definir parâmetros para si mesmo, e se prender a eles.

Corte a quantidade de vezes que você vai atrás de novas mensagens e decida quanto da sua vida você quer gastar na caixa de entrada. Tudo o que você não conseguir fazer neste tempo, marque como lido e arquive (ou apague). Feche o Outlook. Feche a aba do Gmail. Desative a sincronização no seu smartphone. E não cheque email assim que acordar.

Escreva mensagens grandes em outros lugares: quando você realmente precisar investir tempo e energia em um email (para vagas da emprego, ou escrevendo para alguém amado que está do outro lado do mundo), use um programa diferente do seu cliente de email (como um editor de textos). Isso evita a necessidade de checar novas mensagens quando você pausar para pensar em alguma coisa. Você pode então colar os frutos do seu trabalho na próxima vez que se aventurar na caixa de entrada.

Seja implacável: É tentador manter e arquivar emails apenas no caso deles serem úteis um dia, e bem, por que não? Mas um arquivo inchado significa buscas mais lentas. É bom manter todos os detalhes de reserva de voo e mensagens da sua irmão, mas as ofertas do dia não vão ser úteis no ano que vem. Apague, a não ser que tenha uma boa razão para não apagar, e tenha um desprezo especial por emails que não foram enviados por uma pessoa real. E por falar nisso…

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Você não precisa ler emails: é por isso que existe a opção “marcar como lido” e que as colunas “assunto” e “remetente” foram inventadas. Antes de você abrir um email e gastar alguns segundos valiosos avaliando-o, você já tem uma boa ideia de qual pode ser a utilidade dele. Se não interessar, apague. Mande para a lixeira. O mundo não vai acabar, e mesmo que acabe, sistemas de gerenciamento de caixas de entrada serão o menor dos seus problemas. Se o seu cliente de email tem uma função de preview, ative-a.

Use as alternativas: é seguro dizer que o sistema de alarme de incêndio no seu escritório é uma campainha barulhenta, e não um email enviado para todos os funcionários. Da mesma forma: não use email quando existem alternativas melhores. Por exemplo, reconquiste o hábito de conversar com seus colegas pessoalmente, ou use o Twitter para substituir todas as newsletters que você está inscrito.

O email se tornou a ferramente padrão para tudo, desde anúncios de família até relatos de falhas de software, mas quanto mais você usa alternativas mais eficientes, mais silenciosa fica a sua caixa de entrada.

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Filtre antes, e não depois: Muitos de nós já nos acostumamos a filtrar emails que não queremos ver. Se você recebe muitas mensagens, é uma boa ideia filtrar o que é mais importante antes de receber o email. No Gmail, por exemplo, você pode marcar mensagens de remetentes específicos como parte da Caixa de Entrada Prioritária. No Outlook, você pode criar um filtro para marcar emails dos seus contatos mais importantes. Concentre seus esforços nos mais importantes, e quando tiver um tempo livre, cuide das outras mensagens – ou envie todas ao mesmo tempo para a lixeira.

Guarde seu endereço de email: acesso restrito ao seu endereço de email dificulta que pessoas – de marketing, especialmente – cheguem à sua caixa de entrada. Você pode direcionar pessoas (seja seus companheiros de trabalho, clientes ou amigos) a plataformas alternativas como Twitter ou Skype se quiserem entrar em contato com você.

Eis uma dica para o Gmail: você pode colocar pontos no seu endereço de email que não fará diferença alguma, então srsilva@gmail.com e sr.silva@gmail.com vão para a mesma conta. Use uma alternativa nos sites que se cadastrar e você pode definir um filtro para arquivar ou marcar essas mensagens como lidas quando forem enviadas para este endereço.

Desative e se descadastre: você pode se surpreender ao perceber quão efetivo é clicar em alguns links para se descadastre de listas de mensagens, e quanta diferença faz remover algumas inscrições faz. Desative as newsletters que você nunca lê, e desative notificações de Twitter, Facebook e LinkedIn (você já checa esses sites regularmente, certo?)

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Apps e Extensões

ActiveInbox (Chrome/Firefox): uma extensão para Chrome e Firefox, o ActiveInbox oferece algumas ferramentas para ajudar a tratar de emails como se fossem tarefas e cuidá-los com mais eficiência. Priorize suas mensagens mais importantes, agrupe emails baseados em projetos, e descarte emails que você já fez o que precisava.

Boomerang (Chrome/Firefox/Safari): O Boomerang se conecta a sua caixa de entrada do Gmail e oferece alguns recursos adicionais, incluindo a possibilidade de agendar quando emails serão enviados, e a opção de receber lembretes quando alguém não retorna a mensagem. Se não puder lidar com a conversa no momento, pode deixar para ela voltar a aparecer mais tarde. Visite o site oficial para baixar a extensão para seu navegador.

Abas personalizáveis (Gmail): o truque mais recente do Gmail também pode ser bem útil: um novo layout na web e mobile que começou a ser liberado na semana passada que automaticamente divide seus emails em categorias como Principais, Social (Twitter, Facebook), Promoções (ofertas de lojas) e Atualizações (confirmações de pedidos, informações de voo e coisas assim).

Você também pode customizar tanto quantas das abas aparecem (pode definir de uma a cinco) e definir que certos remetentes apareçam em abas determinadas. Todos os usuários do Gmail vão receber a visão em abas, mas se quiser testar logo, procure pela opção “Configurar caixa de entrada” que aparece no menu de configurações do Gmail.

Dextr (Android): O Dextr funciona no princípio de “filtrar antes”. Ele ajuda a definir uma lista de pessoas que você quer receber email, e todos os outros ficam escondidos prontos para ser lidos quando você tiver tempo para eles.

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Ainda em estágio de desenvolvimento beta, você pode comprar o Dextr por R$ 2 na Google Play Store.

Mail Pilot (iOS): O Mail Pilot transforma a sua caixa de entrada em uma lista de tarefas, e mesmo que isso pareça algo que pode funcionar para você, você precisará gastar US$ 15 para comprá-lo na App Store. Você pode marcar emails como “feito”, determinar deadlines para eles, e controlar suas mensagens no conforto do seu iDispositivo. É um preço alto a pagar, mas ninguém disse que o controle total da sua caixa de entrada vai ser gratuito.

Mailbox (iOS): você sem dúvida viu muitas notícias sobre o Mailbox, que recentemente foi comprado pelo Dropbox. O objetivo do app é a caixa de entrada limpa, e ele ajuda você a atingir isso simplificando sua conta do Gmail – mensagens podem ser lidas, arquivadas, deletadas ou deixadas para depois, permitindo que você cuide do que é mais importante e veja o resto depois. O Mailbox é gratuito na App Store (e não tem mais lista de espera!)

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Caixa de mensagens prioritária (Gmail): O recurso foi lançado em 2010, e se você ainda não usa, vale a pena ao menos dar uma olhada. Ele tenta automaticamente definir quais são as mensagens mais importantes para você, permitindo que você se concentre nessas e cuide do resto depois. A melhor parte é que você pode treinar seu Gmail para reconhecer o que é importante e o que não é, então ele melhora com o tempo, e a Caixa de Entrada Prioritária pode ser usada também nos apps de iOS e Android, assim você só recebe neles o que é importante.

Sanebox: O Sanebox funciona com qualquer serviço de email em qualquer plataforma, e faz um trabalho parecido com a Caixa de Entrada Prioritária do Gmail. Ele só vai interromper seu trabalho quando for algo muito importante – e você pode ajudar a treiná-lo para reconhecer quando é importante 0 enquanto todo o resto é arquivado para depois. Ele é pago e custa a partir de US$ 2.04 por mês, mas você pode testar gratuitamente no site oficial.

Scoop (web): O Scoop pega todos os emails diários que pipocam na sua caixa de entrada e resume para você ler com facilidade. Toda a mágica é feita no fundo, então você não precisa treinar o serviço, mas pode modificar as configurações se algo der errado. Todos os emails processados e arquivados imediatamente ficam marcados como “Scooper”, e você pode checá-los se necessário. Mais informações podem ser vistas no site oficial. O Unroll.me faz um trabalho parecido.

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Triage (iOS): Triage é outro app que tenta simplificar o processo de verificar todos os seus emails. Mensagens podem ser arquivadas, respondidas ou mantidas na caixa de entrada para serem lidas depois, tudo com a ponta do seu dedo. O app custa US$ 2 na App Store.

Como sempre, convidamos vocês para discutirem nos comentários se conhecem algum app que não citamos ou uma filosofia que ajudou a limpar a sua caixa de entrada.