Como usar respostas automáticas de email sem ser chato

Ninguém gosta de enviar um email e receber uma mensagem automática como resposta. É frustrante tirar um tempo para montar uma mensagem, escolher as melhores palavras, e acabar relegado a um script de computador. Mesmo assim, mecanismos de resposta automática são úteis e têm o seu lugar. Basta saber usar. Aprenda aqui.

Evite o óbvio

A sua resposta com certeza vai irritar se ela falar algo que o remetente do email já sabe ou pode deduzir facilmente. Veja algumas frases que você deveria evitar:

“Recebi o seu email”
Por algum motivo, esta é uma afirmação comum em respostas automáticas. Em primeiro lugar, ela não é verdadeira. Se você tivesse recebido, já teria respondido ou ignorado. Quem recebeu o email foi o computador, e ele vai te repassar quando você tiver tempo, no futuro. (Aliás, esta é outra obviedade que não precisa ser explicada na resposta automática.)

“Lerei o seu email assim que possível”
A não ser que você esteja dando um prazo e uma boa razão para isso, não diga isso. “Assim que possível” é quando todos os emails são lidos.

“Obrigado pela sua mensagem”
A não ser que você sempre agradeça às pessoas pelo tempo delas a cada email respondido, não coloque isso na sua resposta automática. Provavelmente você não ficará agradecido por ver a sua caixa de entrada completamente abarrotada quando voltar a lê-los, então isso pode soar bem falso em uma resposta automática. Apesar de parecer simpático, a maior probabilidade é que isso vai irritar o remetente.

“Aguarde uma resposta entre 24 e 48 horas”
Isso não é sempre ruim. Se você for de uma equipe de suporte, até ajuda. Mas você provavelmente não é, o que torna esse tipo de resposta um pouco estranho. É legal fazer esse tipo de ajuste de expectativa, mas se você pode afirmar que responderá neste curto prazo, provavelmente não precisava ter configurado respostas automáticas. Se você está soterrado de pendências, também corre o sério risco de não conseguir cumprir nem mesmo esta promessa de resposta. Se você quiser muito incluir esse tipo de segurança em sua resposta, use algo menos específico, tipo “pode ser que eu demore um pouco mais do que o normal para responder”.

Apele para a simpatia do remetente

Você não precisaria ter configurado uma resposta automática se não estivesse tão ocupado e desesperado, certo? Então transpareça isso e faça com que as pessoas entendam o seu drama. Se você está tão soterrado pelo trabalho – ou pela própria caixa de entrada – a ponto de não conseguir responder aceitavelmente rápido, ou às vezes nem mesmo lentamente, diga isso mesmo. Uma mensagem como essa pode ser eficiente:

Eu estou recebendo muitos emails no momento, e o meu trabalho está particularmente exigente. Estou me esforçando ao máximo para responder a todos com o máximo possível de rapidez, mas demorarei um pouco mais do que o normal pelas próximas semanas. Agradeço a paciência e compreensão.

Mas este exemplo talvez esteja um pouco formal demais. Se você faz mais o tipo casual, leia a dica a seguir.

Use bom humor

Nada melhor do que um pouco de bom humor para apagar uma sensação ruim. Quando você está contrariado, frustrado ou com qualquer tipo de estado de espírito ruim, uma boa risada ou mesmo um simples sorriso pode virar a mesa. Por isso o bom humor é uma ótima arma contra a natural frustração que geralmente segue o recebimento de uma resposta automática. Confira um bom exemplo que encontrei nos comentários do blog do James Altucher:

Você conseguiu entrar em contato comigo. No entanto, eu sou terrível nessa coisa de responder emails. Pode ter certeza que eu a li, mas você pode ou não receber uma resposta minha nos próximos dias ou décadas. Eu sei que isso pode significar a perda de oportunidades para mim. Se você acha que isso é importante demais para eu perder, mande um email para a minha esposa. Se ela achar que a importância é realmente grande, ela vai fazer uma greve de sexo até eu te responder.

Isso funciona porque é leve, informal e espirituoso. Informa o remetente de que o seu volume de emails está grande demais e que você se atrapalha mesmo para responder tudo, ao mesmo tempo em que tenta fazê-lo sorrir. E isso é o melhor que você pode esperar ao usar uma tática não tão simpática quanto respostas automáticas.

Mas ATENÇÃO: Humor é uma coisa extremamente dependente de contexto cultural. Se você recebe emails de pessoas de locais muito diversos no mundo, provavelmente é melhor não arriscar piadinhas que podem ser entendidas de forma errada ou simplesmente consideradas estranhas. Mesmo entre pessoas de diferentes regiões do Brasil isso pode ser um problema. O que é engraçado para um gaúcho nem sempre pode fazer sentido para um baiano, e vice-versa.

Seja breve e direto ao ponto

A concisão é a sua melhor amiga na hora de escrever emails, e isso definitivamente vale também para respostas automáticas. As pessoas estarão recebendo mensagens que já não querem, para começo de conversa, então você pode ser legal com elas e não se alongar. Os exemplos acima ilustram o tamanho que você deve ter em mente. Muito maior do que aquilo: ruim. Basicamente, você deve escrever não mais do que estas três coisas:

1. Que esta resposta é automática.
2. Por que você está enviando uma resposta automática.
3. O que o remetente deve esperar como resultado (e o que ele pode fazer, alternativamente, caso você esteja de férias, por exemplo, e ele precisa entrar em contato com outra pessoa).

Nada além disso é necessário. Se você conseguir isso, fez o que tinha que fazer. Só o fato de ser uma mensagem breve, já a torna bem menos chata. Se você conseguir fazer isso e também apelar para a simpatia do remetente usando bom humor apropriado, talvez você tenha conseguido a façanha de ter uma mensagem automática que as pessoas quase gostarão de receber. Quase.

Apesar da melhor coisa ser evitar ao máximo o uso de respostas automáticas, há momentos em que elas são realmente necessárias. Se você tomar cuidado e escrevê-las com cuidado, elas – e você, por consequência – não serão tão chatas.

Dica bônus: configure uma resposta automática atrasada

Kevin Rose, o criador do Digg, certamente tem os seus problemas com excesso de emails. E ele bolou uma solução alternativa para lidar com as mensagens que, apesar de todo o nosso esforço, acabam sendo ignoradas. Ele sugere configurar uma resposta automática entrar em ação caso um email não seja respondido em duas semanas. A mensagem que ele usa é assim:

O seu email (abaixo) completou 14 dias e não foi aberto. Para minimizar o acúmulo, o seu email foi arquivado. Caso você ainda precise de uma resposta, simplesmente responda a esta mensagem e você será automaticamente adicionado à lista de prioridades. Muito obrigado.

Não é a resposta mais simpática do mundo, até porque deu a entender que a mensagem original do remetente foi considerada tão desimportante que não foi nem aberta em duas semanas, mas também é uma boa forma de se desculpar por deixar passar um email potencialmente importante, além de oferecer uma saída para corrigir a situação. Se você simplesmente não consegue lidar com os seus emails, esta pode ser outra boa alternativa.